Em diversos locais um dos desafios é controlar a movimentação de documentos e processos. Isto se deve à quantidade de documentos que são tramitados entre os diversos setores de uma instituição com diferentes prioridades de atendimento.

Nesse cenário, muitas vezes, os documentos é levado até o seu destino aonde devem ser entregues, mas por estarem chegando em um momento ruim para que os recebe, acabam sendo recebidos sem a devida conferência podendo causar o extravio de atraso no recebimento ou até mesmo de perda.

Existem sistemas de gerenciamento de documentos e de processos, mas que devido à necessidade de preenchimento de informações no momento do recebimento acabam sendo deixados de lado ou se tornam um obstáculo para a tramitação de documentos.

Outra situação é a perda de documentos dentro de um setor. Documentos são empilhados, colocados em gavetas e armários, ou até mesmo levados para outros setores sem o devido registro de saída.

O Sistema de Rastreamento de Documentos e Processos (SisPro) do Instituto OMNIS, utiliza a tecnologia RFID e visa estabelecer um meio de agilizar a entrega e recebimento de documentos, bem como registrar o deslocamento de documentos de forma automática controlando os locais de passagem dando indicações de aonde o documento pode estar e ainda permitindo a localização dos documentos/processos que estão perdidos na empresa.

Para localização do documento que se encontra extraviado, o sistema disponibiliza uma solução integrada a um equipamento móvel que permite ao usuário se deslocar por diferentes setores da empresa, tentando localizar o documento dentro de gavetas e armários, sobre as mesas, dentro de pilhas de papeis ou até mesmo dentro de pastas e bolsas.

O SisPropode ser integrado ao sistema de gerenciamento de documentos e processos existente na empresa, sem que seja necessário realizar a alteração no sistema existente.

Outra característica importante é que a implantação do SisPro pode ser feita em etapas de forma a se adequar às necessidades da empresa, elegendo os documentos que serão monitorados de acordo com o orçamento e prioridade de implantação da empresa.