Na área de Planejamento podemos destacar as seguintes atividades do Instituto :

• Elaboração de Plano Diretor de TI;
  
• Diagnóstico do Ambiente de TI;
  
• Remodelagem de Processos;
  
• Consultoria na adoção de metodologia de gerência de projetos e escritório de projetos.

Elaboração de Plano Diretor de TI

Empresas que não estabeleçam algum tipo de planejamento estão fadadas a ter problemas no mercado em que atua. Como qualquer pessoa, uma empresa necessita ter sonhos e persegui-los e, no mínimo, vontade de crescer.

Por muito tempo, as organizações mostravam-se preocupadas apenas com a solução de seus problemas internos, imaginando que com isso ocupariam uma boa posição de mercado. Com o crescimento da sociedade e com a concorrência cada vez mais acirrada imposta pelo mercado, a "mentalidade das organizações" - de seus proprietários, diretores e administradores - teve que mudar.

No momento em que as organizações começaram a se preocupar com seu rendimento interno e externo (eficiência e eficácia), os movimentos de administração estratégica iniciaram um processo de formulação de novos paradigmas, baseados em planejamentos que visam observar o funcionamento e os problemas internos e externos da organização, melhorando, assim, sua capacidade de resposta às flutuações. Este modelo de administração tem como base os seguintes princípios:

• envolver-se nas estratégias de mercado, da organização e no vínculo existente entre elas;
• voltar o foco principal para a interface de relacionamento da empresa com o ambiente que a cerca (o mercado);
  
• procurar se antecipar, adaptar e criar mudanças tanto na organização como no ambiente no qual ela está inserida;
  
• ser impulsionada pela busca constante de oportunidades de negócio;
  
• perceber que as oportunidades podem ser encontradas no mercado ou planejadas dentro da própria organização, lembrando que sempre são concluídas no mercado consumidor;
  
• assumir determinados riscos calculados, na busca de oportunidades, antes da sua concretização;
  
• basear-se na organização controlando o seu futuro, e não sendo guiada pelo mercado, mas podendo adaptar-se a ele;
  
• basear-se na conscientização e no trabalho global da organização, e não somente de grupos isolados;
  
• ter como alicerce a integração do horizonte empresarial a curto, a médio e a longo prazos.

O planejamento estratégico é exatamente a definição dos objetivos a longo prazo, e das metas em curto/médio prazo, que a organização perseguirá para o seu desenvolvimento. Mas não basta simplesmente ter o planejamento estratégico na empresa, é necessário verificar o seu andamento e quais atitudes precisam ser tomadas para ajustar alguns pontos que se distanciam do que foi planejado. Podemos definir os objetivos como os planejamentos a serem alcançados pela organização em longo espaço de tempo, com base em pequenos passos estabelecidos pelas metas.

Devemos alertar que o primeiro passo para que a empresa possa desenvolver um plano estratégico é a formulação dos objetivos que ela deseja atingir e das metas necessárias para alcançar tais objetivos. A organização deve tentar criar o seu próprio futuro, em vez de apenas tentar se adequar ao que vai aparecendo, ou seja, acreditando que o futuro é que definirá o rumo a ser tomado. Um planejamento estratégico de nada serve se não existir algum planejamento de ações a serem executadas no dia-a-dia da organização, para tentar alcançar o que foi estrategicamente definido. Para esse segundo tipo de planejamento, define-se planejamento operacional como o desdobramento do planejamento estratégico em ações concretas, que serão realizadas no dia-a-dia.

Quando pensamos em sistemas de informação, é preciso estabelecer também um planejamento para definir as atualizações indispensáveis ao sistema e o seu alinhamento com o planejamento estratégico da empresa, pois as necessidades de informações mudam de acordo com as mudanças de objetivos.

Atualmente, o planejamento dos recursos indispensáveis aos sistemas de informação é chamado de Planejamento Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI, também conhecido como PDI - Plano Diretor de Informática), sendo sua principal característica o alinhamento com o Planejamento Estratégico e Operacional.

Desta forma, podemos concluir que a Tecnologia da Informação, quando corretamente definida como ferramenta para o sistema de informações da organização, possui dois papéis fundamentais: primeiro, deve ser usada pelas pessoas para que possam realizar melhor sua tarefa e, segundo, ter de suportar o processo produtivo.

O Instituto OMNIS está qualificado para desenvolver o PDTI para sua Organização, que geralmente é estruturado nas fases, descritas a seguir:

Fase 1: Levantamento do Ambiente de TI
Fase 2: Levantamento das Necessidades
Fase 3: Definição dos Modelos de Referência
Fase 4: Plano de Ações
Fase 5: Elaboração de Projeto de Reestruturação da área de TI

Os serviços podem ser adaptados às necessidades de sua Empresa.

Diagnóstico do ambiente de TI

Este serviço tem sido demandado por empresas que precisam urgentemente tomar decisões estratégicas na área de Tecnologia da Informação.

O serviço de diagnóstico é uma parte da fase de Levantamento do Ambiente de TI, que desenvolvemos para elaborar o Plano Diretor de Tecnologia da Informação - PDTI.

Este serviço pode ser focado na área de infra-estrutura, na área de sistemas ou no modelo de gestão.

Remodelagem de Processos

Em geral, a produção de um bem ou um serviço envolve a adoção de um processo, ou seja, um conjunto de elementos que possam guiar as pessoas entre o início do trabalho e seu final, de forma a começar e terminar sem desvios, alcançado a meta ou objetivos desejados.

Quanto à natureza, os processos de negócio podem ser (Cruz,2003):

• Processos Industriais: produzem o bem ou serviço comercializado pela empresa. Eles podem ser divididos em dois tipos: Manufatura e Serviços;
  
• Processos administrativos: fornecem apoio às áreas de produção e, também, às áreas administrativas de qualquer organização.

Mesmo em empresas que adotam algum tipo de modelo de processos para apoiar a sua produção, existem relatos de problemas identificados como: má distribuição de trabalho entre os membros da organização, surgimento de atividades desnecessárias que atrasam as atividades subseqüentes e carência de conhecimento de todo o fluxo de trabalho por parte de cada integrante da empresa. A intensa competição instalada, hoje, nos mercados regionais e internacionais requer que as empresas tenham cada vez mais, seus processos alinhados, diminuindo possíveis prejuízos causados pela falta de informação sobre as atividades realizadas.

Mediante estes desafios, se destacam dois conceitos importantíssimos: a reengenharia, que consiste em uma análise aprofundada dos processos organizacionais para repensa-los, melhorá-los e implantá-los, e o workflow que se relaciona com a automação dos processos. Um sistema de gerenciamento de workflow é um sistema pró-ativo que gerencia o fluxo de trabalho entre participantes, de acordo com um procedimento predefinido, composto por um conjunto de atividades. Esse sistema coordena usuários e outros sistemas, juntamente com os recursos de dados apropriados.

O workflow está, antes de tudo, envolvido com a automação de processos compostos de atividades realizadas por humanos ou por máquinas, principalmente aquelas onde há a interação com ferramentas de Tecnologia da Informação. Desta forma, o wokflow pode ser considerado como um meio de visualizar, analisar e melhorar os processos, sempre buscando a plenitude da automação por ferramentas específicas. O worflow automatiza processos onde documentos, informações ou tarefas são trocados entre os seus participantes, de acordo com conjuntos definidos de regras e objetivos.

Se por um lado a aplicação das técnicas de workflow altera o fluxo de trabalho original da organização, por outro lado, redesenha os processos da empresa de forma a minimizar os custos envolvidos, os recursos e os fluxos de trabalho redundantes ou que não tenham importância significativa no objeto de negócio da empresa.

A complexidade do modelo de representação do fluxo dos processos considerados no workflow está diretamente relacionada à definição dos elementos que devem fazer parte deste modelo e estão abaixo relacionados:

• A funcionalidade e comportamento da empresa em termos de processos, atividades, operações básicas e eventos que os iniciam;
• Processo, fluxo e pontos das decisões que têm que ser tomadas;
• Os produtos, suas logísticas e ciclos de vida;
  
• Os componentes físicos ou recursos, como máquinas, ferramentas, dispositivos de armazenagem e movimentação, podendo apresentar seus layouts, capacidades, etc;
  
• As aplicações, software, em termos de suas capacidades funcionais;
  
• Os dados e informações, seus fluxos na forma de ordens, documentos, dados discretos, arquivos de dados ou bases de dados complexas;
  
• Conhecimento e know-how da empresa, regras específicas de decisão, políticas de gerenciamento interno, regulamentação, etc;
  
• Indivíduos, especialmente suas qualificações, habilidades, regras, papéis e disponibilidades;
  
• Responsabilidade e distribuição de autoridade sobre cada um dos elementos aqui descritos, ou seja, sobre as pessoas, materiais, funções, etc.;
  
• Eventos excepcionais e políticas de reação a eles; e
  
• Tempo, porque a empresa é um sistema dinâmico.

A principal barreira para a modelagem dos processos das empresas está na complexidade e os altos custos envolvidos na geração destes modelos. Isto porque organizações são sistemas altamente complexos e exigem a representação de diferentes tipos de elementos (informação, organização, métodos, conhecimento, etc) com grandes e diversificadas interações entre si.

Por outro lado, existem diversos benefícios de um modelo, dentre os quais destacam-se (Vernadat,1996):

• A construção de uma cultura, visão e linguagem compartilhada;
  
• A formalização do know-how e memória dos conhecimentos e práticas da empresa;
  
• O de suportar decisões para melhoria e controle das operações da empresa, onde, inclui-se a introdução dos recursos da tecnologia de informática como um dos principais habilitadores para esta melhoria;
  
• O treinamento de funcionários, possibilitando o conhecimento dos elementos que fazem parte do processo da empresa.

O Instituto com consultores altamente especializados poderão contribuir para a melhoria e modernização dos processos internos de sua Organização.

Consultoria na adoção de metodologia de gerência de projetos e escritório de projetos

A área da Tecnologia da Informação está adotando o gerenciamento por projetos de forma a buscar um maior controle, seja esse financeiro, da qualidade e/ou do prazo das novas iniciativas. Entretanto, estudos realizados mostram que as empresas não têm conseguido realizar projetos de forma eficiente. De acordo com pesquisas, os projetos com falha, ou seja, aquels que foram cancelados ou abortados estão diminuindo. Entretanto, vem aumentando o número de projetos executados que são finalizados acima do custo, além do prazo ou não realizam o que foi estabelecido no escopo.

A adoção de uma metodologia para gerenciamento de projetos de projetos, apoiada em um escritório de projetos, apresenta benefícios como o reuso das ferramentas e técnicas de gerência de projetos; crescimento do profissionalismo; padronização e portabilidade das ferramentas e técnicas; melhor estimativa de custos e maior satisfação do cliente.